Warum muss ich eine Dokumentation erstellen?

Nach dem Arbeitsschutzgesetz muss jeder Arbeitgeber über eine Dokumentation verfügen.

Unternehmen mit mehr als zehn Beschäftigten

In Unternehmen mit mehr als 10 Beschäftigten besteht eine Dokumentationspflicht nach Arbeitsschutzgesetz § 6 (1). Danach muss der Arbeitgeber über Unterlagen verfügen, die das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die darauf gestützten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung dokumentieren, sofern sein Betrieb mehr als 10 Beschäftigte hat oder die zuständige Behörde dies im Einzelfall auf Grund der besonderen Gefährdungssituation angeordnet hat.

Unternehmen mit bis zu zehn Beschäftigten

Für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten leitet sich die Dokumentationspflicht aus anderen Rechtsvorschriften ab; so zum Beispiel aus der Gefahrstoffverordnung, der Biostoffverordnung, der Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung und der Unfallverhütungsvorschrift BGV A2.

Vertreter des Länderausschusses für Arbeitsschutz und Sicherheitstechnik (LASI), der Unfallversicherungsträger und des zuständigen Bundesministeriums (ehemals BMWA, heute BMAS) haben zudem eine Vereinbarung getroffen, die besagt:

"Kleine Betriebe mit 10 oder weniger Beschäftigten erfüllen die Anforderungen an die Dokumentation, wenn der Arbeitgeber 

1. zur Erfüllung seiner Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG zumindest eine Hilfe zur Gefährdungsbeurteilung nutzt, die sein Unfallversicherungsträger oder die zuständige staatliche Arbeitsschutzbehörde zur Verfügung stellt, oder
2. in Erfüllung seiner Pflichten nach dem Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) und den dieses Gesetz konkretisierenden Unfallverhütungsvorschriften
   1. an der Regelbetreuung teilnimmt und die ihn beratenden Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Betriebsärzte oder überbetriebliche Dienste ihm Unterlagen zur Gefährdungsbeurteilung überlassen, oder
   2. an einem alternativen Betreuungsmodell (z. B. einem Unternehmermodell) seines Unfallversicherungsträgers teilnimmt und er die im Rahmen dieses Modells vorgesehenen Instrumente für die Gefährdungsbeurteilung anwendet."

Weitere Gründe für eine Dokumentation

Unabhängig von der gesetzlichen Vorgabe gibt es eine Reihe weiterer Gründe, die dafür sprechen, die Gefährdungsbeurteilung zu dokumentieren:

• Die Dokumentation erleichtert es Ihnen, Maßnahmen, Verantwortliche und die Termine für die Durchführung der Arbeitsschutzmaßnahmen festzuhalten.
• Sie hilft, die Beschäftigten über bestehende Gefährdungen zu informieren und im sicherheits- und gesundheitsgerechten Handeln zu unterweisen.
• Sie ist die Grundlage für die Arbeit der Fachkraft für Arbeitssicherheit, des Betriebsarztes und der Sicherheitsbeauftragten sowie des Arbeitsschutzausschusses.
• Sie ist die Grundlage für das Informationsrecht des Betriebs- oder Personalrates.
• Sie zählt als Nachweis der Pflichtenerfüllung gegenüber den prüfenden staatlichen Behörden und Ihrer Berufsgenossenschaft.
• Sie sichert Sie rechtlich ab. Falls sich ein Unfall ereignen sollte, können Sie mit Ihrer Dokumentation nachweisen, dass Sie die Gefährdungsbeurteilung durchgeführt haben.

Wenn Sie die sieben Schritte zur Gefährdungsbeurteilung wie beschrieben durchführen und dokumentieren, haben Sie die Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes erfüllt! 

Was muss eine Dokumentation enthalten?

Die von Ihnen zu erstellenden Unterlagen müssen folgende Inhalte abdecken:

1. Zeitpunkt und Personen, welche die Gefährdungsbeurteilung durchgeführt haben, oder daran beteiligt waren,
2. die Ergebnisse Ihrer Gefährdungsbeurteilung:
   • welche Gefährdungen wurden festgestellt?
3. das Ausmaß der Gefährdungen:
   • wird das das Ausmaß gering, signifikant oder hoch eingeschätzt?
   • besteht Handlungsbedarf bzw. wie dringlich ist die Beseitigung der Gefährdungen - sofort, kurz-, mittel-, langfristig?
4. die festgelegten Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes:
   • welche Maßnahmen sind durchzuführen?
   • wer ist für die Durchführung verantwortlich?
   • bis wann sind die Maßnahmen zu realisieren?
5. das Ergebnis der Überprüfung der Durchführung und der Wirksamkeit der Maßnahmen:
   • sind die durchgeführten Maßnahmen wirksam?
   • müssen zusätzliche Maßnahmen veranlasst werden?

Bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen muss laut TRGS 400 das Ergebnis der Prüfung auf Möglichkeiten zur Substitution von Gefahrstoffen, dokumentiert werden. Diese Prüfung zur Substitution zählt zu den Grundpflichten gemäß § 7 der Gefahrstoffverordnung. Lässt sich eine Substitution unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit nicht durchführen, so sind auch die bei der Prüfung zu Grunde gelegten Erwägungen nachprüfbar zu dokumentieren. Dazu nennt die TRGS 600 Kriterien, nach denen vorzugehen ist.

Die Art und Weise der Dokumentation ist im Arbeitsschutzgesetz nicht vorgeschrieben. Die vom MAGS NRW bereitgestellte Vorlage Dokumentation soll beispielhaft veranschaulichen, was eine Dokumentation beinhalten sollte.

Es ist sinnvoll, das Gesamtkonzept der Gefährdungsbeurteilung zu dokumentieren. So können beispielsweise auch Begehungsprotokolle, Erhebungsbögen, Messprotokolle, Unterweisungsmaterialien oder zugrunde gelegte Rechtsbezüge die Dokumentation ergänzen.

Die Dokumentation ist in der Regel eine schriftliche Unterlage. Nutzen Sie elektronische Formen der Dokumentation, so ist sicherzustellen, dass die Dokumente jederzeit verfügbar und gegen unautorisierte Veränderungen geschützt sind.